De gesproken brief

Spraakherkenning verbetert communicatie tussen huisarts en specialist

Veel specialisten zijn al vertrouwd met de mogelijkheden van geautomatiseerde correspondentie. Maar de elektronische spraakherkenning maakt nog meer mogelijk: de specialist dicteert een brief in en de tekst verschijnt direct op het computerscherm. Het zelflerend vermogen van de spraakherkenningsprogrammatuur is groot.

In de medische praktijk is de schriftelijke communicatie tussen de eerste en tweede lijn vaak een bron van ergernis. Medisch specialisten kunnen zich er bijvoorbeeld aan ergeren als een patiënt zonder verwijsbrief verschijnt, of als sommige huisartsen hun gehele elektronische dossier afdrukken als ‘verwijsbrief’. Huisartsen aan de andere kant

storen zich nogal eens aan de magere of juist overvolle inhoud van de specialistenbrief. Ook de vaak zeer trage berichtgeving van de geconsulteerde specialisten over het resultaat van een verwijzing kan hun ergernis opwekken. Of dit laatste nu komt door traagheid of laksheid van de specialist zelf of door een chronische achterstand van het secretariaat bij het uitwerken van dictaten, is de huisarts om het even: een specialistenverslag komt vaak als mosterd na de maaltijd.

In een tijd waarin ook op de arbeidsmarkt voor medisch secretaressen krapte bestaat, is het niet verwonderlijk dat van de kant van de goedwillende (snel dicterende) specialisten vaak vertraagde berichtgeving komt. Het gevaar bestaat dat brieven er uiteindelijk ‘niet meer toe doen’ en dat de huisarts van de patiënten moet vernemen wat er precies is gebeurd in het ziekenhuis. De kwaliteit van de communicatie is dus voor verbetering vatbaar.

Voorgeprogrammeerd

Met het elektronisch patiëntendossier (EPD) zijn tegenwoordig stappen mogelijk die de correspondentie vergemakkelijken en die daardoor bijdragen aan een efficiëntere en betere communicatie. Veel specialisten zijn al vertrouwd met de mogelijkheden van geautomatiseerde correspondentie. Zij bouwen hun brieven op met voorgeprogrammeerde stukjes tekst, waaraan nog specifieke zaken moeten worden toegevoegd. De NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) van de patiënt automatiseren en deze door de tekstverwerker laten ‘ophalen’ uit het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS), bespaart al veel typewerk.

Er kan echter met de hedendaagse mogelijkheden nog méér worden bereikt. Een belangrijke optie is daarbij de elektronische spraakherkenning. Met moderne programmatuur kan de specialist nu een brief dicteren; de gedicteerde tekst verschijnt dan direct op het computerscherm. Na correctie van de fouten die daarbij optreden, kan het resultaat volautomatisch worden omgezet in een volwassen brief, compleet met de gewenste lay-out van het ziekenhuis, de NAW-gegevens van de patiënt en diens huisarts, et cetera. De specialist hoeft dit niet zelf te doen, maar kan na het dicteren de tekst en het bijbehorende geluid (via een computernetwerk) naar zijn secretaresse verzenden. Zij typt dan geen dictaat uit, maar ‘luistert mee met de tekst’ en brengt waar nodig correcties aan. Daarna kan de brief worden afgedrukt en verzonden. Bijzonder aardig is daarbij het zelflerend vermogen van de spraakherkenningsprogrammatuur. Elke verbetering, ook die welke de secretaresse typend aanbrengt, draagt ertoe bij dat bij een volgende gelegenheid het betreffende woord of woordcombinatie foutloos in de tekst verschijnt.

Stemprofiel

De spraakherkenningsprogrammatuur is vandaag de dag tot veel in staat, vooral wegens de alsmaar toenemende mogelijkheden van de computer. Het eigen geluid van de dicterende gebruiker (stemprofiel) wordt al herkend na het inlezen van een speciale oefentekst in circa vijf minuten. Het is mogelijk om in een normaal tempo sprekend een accuratesse te bereiken van 97-99 procent herkenning, dus op een tekst van 400 woorden maximaal 12 fouten (eigen ervaring). De woorden die de gebruiker uitspreekt, moeten bekend zijn in een bij het programma behorend ‘lexicon’. Dit kan automatisch worden aangevuld (eigennamen, medische termen en dergelijke) uit de brieven die in het verleden zijn gedicteerd. De meeste specialisten hebben daarvan (al of niet via het ZIS) een elektronisch archief.

Het spreken zelf moet uiteraard duidelijk zijn. Het vereist wel enige oefening voor mensen die gewend zijn in het dicteerapparaat te mompelen of fluisteren, al of niet met bijgeluiden als hoesten. Een computer kan die bijgeluiden niet onderscheiden, zoals een secretaresse, en vertaalt ook een kuchje in een woord. Het resultaat is voor de verwerkende secretaresse veel beter als de interpuncties goed worden ingesproken (komma, punt, nieuwe regel, etc.).

De reacties van buitenstaanders die eens komen kijken ‘hoe dat nu werkt’, zijn langzamerhand voorspelbaar. Zij weten wel dat spraakherkenning kan, maar zijn toch verrast over de accuratesse waarmee gesproken taal wordt herkend en tevens over de normale snelheid waarmee wordt gesproken. Men zou kunnen denken dat overdreven precies en in staccato spreken de herkenningsgraad verhoogt, maar de beste resultaten worden juist bereikt met een zo natuurlijk mogelijke (maar duidelijke) uitspraak.

Efficiënt

In het Amphia Ziekenhuis, locatie Pasteurlaan te Oosterhout, werkt de maatschap neurologie, waarvan ik deel uitmaak, al ruim twee jaar met succes met een dergelijke methode. Door de toepassing van spraakherkenning is er onder normale omstandigheden geen typeachterstand meer bij het verwerken van de dictaten, terwijl met hetzelfde aantal secretaressen de achterstanden in het verleden konden oplopen tot verschillende maanden. Ook onze secretaressen ervaren de methode als zeer efficiënt; in vergelijking met het gebruikelijke uittypen van cassettebandjes wordt de tijdwinst geschat op 40-70 procent (afhankelijk van de dicterend specialist). Door deze wijzigingen in de praktijkvoering ontstaat meer tijd voor andere werkzaamheden.

Zelf werk ik inmiddels geheel zonder secretaresse; ik dicteer elke brief direct na het patiëntencontact, in plaats van nog schriftelijke aantekeningen te maken. Eventuele fouten corrigeer ik zelf. (Dit kost niet meer tijd dan het nalezen en corrigeren van de voorheen uitgetypte analoge dictaten op de

cassette-bandjes.) Aansluitend op het spreekuur worden de brieven met één druk op de knop (via een speciaal daarvoor vervaardigd programma) afgedrukt in de gewenste lay-out, in het ZIS opgenomen en elektronisch aan de huisartsen verzonden. Wat resteert, is de brieven uit de printer te vouwen en ze te versturen via de post (wat voorlopig nog gebeurt, naast het elektronisch verzenden).

Op deze wijze ontstaat de utopische situatie dat de huisarts nog dezelfde ochtend of middag leest wat de specialist met zijn of haar patiënt heeft besproken. De huisartsen zijn over het algemeen enthousiast (sommigen lopen vooruit op de toekomst en willen de papieren versie niet eens meer ontvangen).

Digitaal

Deze wijze van werken is uiteraard niet algemeen: de meeste specialisten werken op de traditionele manier met het dicteren van statussen achteraf, dat wil zeggen nadat aan de hand van röntgen- en laboratoriumonderzoek of operaties en verrichtingen een conclusie kan worden getrokken. Het voordeel van direct dicteren is echter dat de statusvoering meteen digitaal is. Het is mogelijk de volle aandacht bij anamnese en onderzoek te houden en de aantekeningen in het dossier tot een minimum te beperken (vaak geen enkele aantekening). Omdat achteraf dicteren vaak neerkomt op ‘voorlezen uit eigen werk’, betekent direct dicteren een forse efficiencywinst. Met als bijkomend voordeel dat de verwijzer snel op de hoogte is van de overwegingen van de behandelend specialist.

Vooral dit laatste heeft de nodige aandacht getrokken, onder andere van de Orde van Medisch Specialisten, die bereid bleek een eventueel onderzoek naar de mogelijkheden van spraakherkenning als middel tot communicatieverbetering te subsidiëren (naast bekostiging door het ziekenhuis zelf).

In het Amphia Ziekenhuis is inmiddels een dergelijk project opgezet en de voorbereidingen zijn dusdanig gevorderd dat medio april achttien specialisten en hun secretaressen starten met een netwerkprogramma voor spraakherkenning. De afdeling Informatievoorziening en Automatisering (I&A) van het ziekenhuis en de producent van de spraakherkenningsoftware (Speechcom, Haarlem) zijn vanaf het begin intensief betrokken bij de organisatie, evenals een vertegenwoordiger van de Orde.

De specialisten zijn verdeeld over drie van de vier locaties van het Amphia Ziekenhuis in Breda en Oosterhout. Van elk van hen afzonderlijk wordt een profiel gemaakt: naast hun eigen stemgeluid worden ook hun eigen taalgebruik en woordenschat geanalyseerd (aan de hand van hun gearchiveerde brieven). Een op dergelijke wijze vervaardigd profiel draagt in belangrijke mate bij aan een uiteindelijk hoge graad van herkenning van de ingesproken woorden en zinsverbanden.

Dictafoon

Spraakherkenning lijkt bij uitstek geschikt voor beschouwende specialismen, die immers doorgaans meer informatie weergeven in de correspondentie. De deelnemers zijn dan ook merendeels afkomstig uit categorieën interne geneeskunde, cardiologie, longgeneeskunde, neurologie en psychiatrie. Als zesde specialisme is urologie toegevoegd. Het ligt in de bedoeling om tijdens het project niet alleen brieven, maar ook operatieverslagen op deze wijze te gaan verwerken. In eventuele vervolgtrajecten kan worden onderzocht of de gehele statusvoering op deze manier kan worden gedigitaliseerd.

Zodra de deelnemende specialisten vertrouwd zijn geraakt met deze dicteermethode en zich waar nodig hebben aangepast (een goed verstaanbare uitspraak is noodzakelijk), zal ook worden gewerkt met digitale dictafoons. Daartoe wordt de deelnemers een handzame dictafoon verstrekt, die gemakkelijk is te bedienen en in veel opzichten overeenkomt met de bekende analoge dictafoons. Het verschil is uiteraard dat het geluid digitaal wordt opgeslagen op een geheugenkaartje, dat daarna op het secretaressewerkstation (PC) kan worden ‘uitgelezen’ en vervolgens via spraakherkenning kan worden verwerkt.

Vanzelfsprekend zal de veronderstelling dat spraakherkenning werkelijk tot verbetering in de communicatie kan leiden (in al haar facetten) worden getoetst. Daartoe is een meetmethode ontwikkeld en deze zal worden gebruikt voor een ‘nulmeting’, een tussen- en eindevaluatie. Nadien wordt aan de hand van die metingen besloten of er voldoende argumenten zijn om spraakherkenning in te voeren in het gehele Amphia Ziekenhuis, en of daarbij al of niet een onderscheid kan worden gemaakt naar soort specialisme.

Stellingen

In de meetmethode wordt een aantal stellingen voorgelegd aan de gebruikers (specialisten, secretaressen) en de ontvangende partijen (huisartsen, verpleeghuisartsen). Dezen zijn vertegenwoordigd in de stuurgroep die het project begeleidt. In de stellingen en de daarop aansluitende vragen wordt onderzocht of en in hoeverre de toepassing van spraakherkenning leidt tot versnelde rapportage, betere rapportage, verbeterde efficiency in de correspondentie, betere toegankelijkheid van informatie in het ZIS, betere verwerkingsmogelijkheden aan de kant van de ontvangende partijen (huisartsen, verpleeghuisartsen), hogere satisfactie bij de gebruikers, minder secretariële belasting, en lagere kosten (voor specialist, ziekenhuis, ontvangers).

Het meten van tijdsfactoren is daarbij nog het eenvoudigst, bijvoorbeeld de typeachterstand vóór en ná het project. De beleving bij de actieve en passieve gebruikers meten, ligt uiteraard wat moeilijker. Ten slotte wordt nauwkeurig onderzocht welke tijdsbesteding en kosten met de introductie van spraakherkenning op deze schaal gemoeid zijn.

De deelnemers gaan er op voorhand al van uit dat de spraakherkenning een snelheidswinst zal opleveren en dat vormt meteen het belangrijkste motief om deel te nemen aan het project. Immers, zowel de specialisten als hun secretaressen en niet in de laatste plaats de verwijzers kunnen winnen bij een snellere rapportage. De projectbegeleiders gaan ervan uit dat deze

snelheidswinst bijna synoniem is met kwaliteitswinst. Voor de verwijzers kan het eigenlijk alleen maar beter zijn als zij sneller informatie krijgen over de bevindingen van de specialist.

Als de veronderstellingen die ten grondslag liggen aan het project juist zijn, is met deze methode een grote stap voorwaarts mogelijk naar het elektronisch patiëntendossier. n

R.J. de Graaf,

neuroloog, projectleider pilot spraakherkenning, Amphia Ziekenhuis, Breda/Oosterhout

Correspondentieadres: Postbus 67, 4900 AB Oosterhout, e-mail: rj.de.graaf@pasteurziekenhuis.nl, dit wordt binnenkort rjdegraaf@amphia.nl

SAMENVATTING

l Spraakherkenning is een steeds toegankelijker methode, die kan worden ingezet bij het dicteren van specialistenbrieven en bij het streven naar het elektronische patiëntendossier (EPD).

l Door toepassing van spraakherkenning kan een wezenlijke tijdwinst worden geboekt in de doorlooptijd van de verslaggeving door de specialist.

l In veel gevallen wordt daarmee ook een kwaliteitsverbetering in de communicatie bereikt.

l In het Amphia Ziekenhuis te Breda/Oosterhout wordt het gebruik ervan thans projectmatig onderzocht.