Ga naar dashboard
U bent nu hier:

Mag het papieren medische dossier worden vernietigd als dit volledig is gescand en opgeslagen in een elektronisch dossier?

Publicatie Nr. 09 - 04 maart 2010
Jaargang 2010
Rubriek Federatienieuws
Auteur KNMG
Pagina's 417

In deze rubriek besteden wij aandacht aan veelgestelde vragen bij de KNMG Artseninfolijn


Casus
De assistente van een huisarts belt. Alle papieren medische dossiers zullen worden gescand. Bij veel dossiers zit echter ook een ingevulde en toegevoegde euthanasieverklaring. Mag alles worden gescand en daarna vernietigd?

Antwoord
De WGBO stelt dat de hulpverlener een dossier moet bijhouden voor de behandeling van de patiënt. Niet wordt aangegeven op welke wijze een dossier moet worden vormgegeven. De juridische status van een elektronisch dossier is niet anders dan die van een papieren dossier. In beide soorten dossiers moeten gegevens zijn vastgelegd die noodzakelijk zijn voor een doelmatige en doeltreffende behandeling van de patiënt.

Omdat er geen vormvereiste in de wet is opgenomen, luidt de hoofdregel dat het originele dossier, nadat hiervan een scan gemaakt is, vernietigd mag worden. Er hoeft dus geen papieren versie bewaard te worden naast een elektronische versie. Vanuit een oogpunt van medische geheimhouding en de bescherming van de (kwaliteit van de) opgeslagen patiëntgegevens is het zelfs wenselijk dat er geen schaduwdossiers bestaan. In het algemeen mogen immers niet meer gegevens worden verzameld (en bewaard) dan noodzakelijk is voor een goede hulpverlening aan de patiënt.

Er is een uitzondering op die hoofdregel voor belangrijke originele documenten, zoals schriftelijke wilsverklaringen. Nadat die gescand zijn, doet men er goed aan om die apart te bewaren. Soms kan het ook verstandig zijn om belangrijke informatie uit gescande documenten over te nemen in het digitale dossier.

Hoewel de WGBO niets zegt over de authenticiteit van het medisch dossier is dit wel een belangrijk punt, met name in geval van een gerechtelijke procedure. In dat geval zal de rechter in voorkomende gevallen bewijskracht moeten toekennen aan het medisch dossier. Bij een dossier dat is ingescand is het natuurlijk de vraag of de rechter daaraan voldoende bewijskracht toedicht. Dat zal onder andere afhangen van de kwaliteit van de scan. Ook de procedure die wordt gebruikt bij het digitaliseren van de originele dossiers is hierbij van belang. Het is namelijk eenvoudig mogelijk om veranderingen aan te brengen in de originele tekst zonder dat dit in het uiteindelijke resultaat (de scan) te zien is.

De procedure die wordt gevolgd bij het digitaliseren van de dossiers zal zodanig moeten zijn ingericht dat over de authenticiteit van de ingescande documenten geen twijfel kan bestaan. Bijvoorbeeld door de dossiers nadat ze zijn gescand nogmaals te controleren op volledigheid en juistheid, of door de dossiers door externe, gespecialiseerde bureaus te laten scannen.

Verder is er een aantal patiëntrechten in de WGBO geformuleerd over het medisch dossier. De rechten die de patiënt ten aanzien van het dossier heeft, zijn onverkort van toepassing op de ingescande documenten. Dit vergt in sommige gevallen technische vereisten. Zo moet u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de documenten ook na verloop van tijd nog steeds elektronisch raadpleegbaar zijn. Daarbij moet rekening worden gehouden met de levensduur en de elektronische toegankelijkheid van gegevensdragers.

Meer informatie over het digitaliseren van papieren dossiers en documenten en de bewaartermijn vindt u in de hoofdstukken 1.8 en 1.9 van de KNMG-richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens. U kunt dit document downloaden via www.knmg.nl/publicaties/medischegegevens.

De KNMG Artseninfolijn adviseert artsen over juridische en medisch-ethische vragen. Voor leden van de federatie KNMG is dit een gratis service. De KNMG Artseninfolijn is telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur via telefoonnummer 030 2823 322 en natuurlijk via e-mail: artseninfolijn@fed.knmg.nl.
Op www.knmg.nl/artseninfolijn is voor leden een overzicht van veelgestelde vragen te vinden.



Er zijn nog geen reacties bij dit bericht. Ziet u geen reactieformulier?

Tijdschriftarchief | Nieuwsbrief

Volg Medisch Contact op Twitter

Best gewaardeerde docs

Meer documentaires »»

Best gewaardeerde films

Meer films »»

Deelnemende sites

Voor deze site(s) bent u ingelogd