Betere oogzorg door innovatief procesmanagement

ORGANISATIE

Limburgse oogkliniek gebruikt bestaande gegevens om processen bloot te leggen

Van allerlei zorgprocessen worden data vastgelegd. Uit die ‘event logs’ is af te leiden hoe de zorg is georganiseerd. En dus ook hoe het beter kan. Dat toont onderzoek in het Maastrichtse Staarcentrum aan.

De Universiteitskliniek voor Oogheelkunde van het Maastricht UMC – in de volksmond ‘Oogtoren’ genoemd – maakt voor het managen van haar zorgprocessen gebruik van geavanceerde, state-of-the-arttechnieken voor procesmanagement. Dit om de gang van zaken in het Staarcentrum, een apart centrum binnen de kliniek waar cataract wordt behandeld, effectief te verbeteren.
Dit Staarcentrum hanteert het zogeheten one-stop-shopprincipe. Dat betekent voor de patiënt dat tijdens één preoperatief bezoek aan de kliniek alle vooronderzoeken worden verricht en ook het consult bij de oogarts plaatsvindt. Eveneens worden dan de operatiedata en alle bijbehorende nacontroles direct in overleg met de patiënt ingepland. Om deze werkwijze goed te laten verlopen is een strikte inrichting van het proces noodzakelijk. De afgelopen jaren is daarom in samenwerking met de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) het proces geoptimaliseerd met behulp van een aantal geavanceerde procesmanagementtechnieken. Drie daarvan lichten wij hieronder toe.

1. Process mining
Process mining-technieken maken gebruik van bestaande data – ‘event logs’ – die in informatiesystemen worden vastgelegd. Vanuit die data worden processen ontdekt en onderzocht.1 Events die in de gezondheidszorg worden geregistreerd zijn bijvoorbeeld een ok-verrichting, het plaatsen van een order bij het lab of het plannen van een poliafspraak. Van dergelijke events wordt meestal in de vorm van een log een aantal zaken vastgelegd, zoals het tijdstip, de verantwoordelijke persoon en de plek waar het heeft plaatsgevonden. Op basis van deze event logs kunnen automatisch procesmodellen worden afgeleid. En deze kunnen op hun beurt automatisch worden verrijkt met tijd­gerelateerde informatie, zoals behandel- en wachttijden. Het is dus mogelijk om met de reeds aanwezige data in informatie­systemen, automatisch gedetailleerd inzicht te krijgen in processen.
De toepassing van process mining binnen het Staarcentrum leidde snel tot een gedetailleerd en visueel inzicht in het proces. Niet alleen werd inzicht verkregen in alle onderzoeken en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, maar ook toegangs- en wachttijden konden worden gevisualiseerd. Onder andere de toegangstijd tot het preoperatieve bezoek, de interne wachttijden tussen de verschillende onderzoeken tijdens het preoperatieve bezoek en de externe wachttijd tot de operatie konden in één oogopslag worden bestudeerd. Deze inzichten zorgden ervoor dat de juiste delen van het proces prioriteit kregen bij het bedenken van verbeterideeën, bijvoorbeeld de relatief lange interne wachttijd voor het consult bij de arts.

2. Repro
Nadat op basis van een gedegen analyse inzicht is verkregen in de huidige situatie, is het genereren van effectieve ver­betervoorstellen de volgende stap. De recentelijk aan de TU/e ontwikkelde RePro-techniek biedt na afronding van de analysefase hulp bij het bedenken van zulke verbetervoorstellen, maar gaat een stap verder dan standaard brainstormachtige technieken waarbij degenen die verbeterideeën ontwikkelen zich slechts kunnen baseren op intuïtie en eigen ervaringen.2
De RePro-techniek is gebaseerd op het feit dat als je abstraheert van de details, veel procesverbeterideeën overeenkomsten vertonen. Deze techniek stimuleert gebruikers dan ook om op systematische wijze gebruik te maken van een zorgvuldig samengestelde lijst van generieke oplossingsrichtingen. Men ‘reproduceert’ op deze manier als het ware verbeter­ideeën die zich in eerdere projecten al bewezen hebben. Voorbeelden van generieke oplossingsrichtingen zijn ‘het verminderen van het aantal onnodige contact­momenten met patiënten ofwel het combineren van ziekenhuisbezoeken’ en ‘het meer cross-functioneel opleiden van ziekenhuismedewerkers’.
Een multidisciplinaire groep medewerkers van de Universiteitskliniek voor oogheelkunde die nauw betrokken is bij het Staarcentrum – waaraan onder anderen oogartsen, polimedewerkers, optometristen en planners deelnemen – heeft deze techniek gebruikt om tot een set van 24 unieke verbeterideeën te komen. Een voorbeeld van een verbeteridee dat inmiddels is gerealiseerd, is de introductie van aanmeldzuilen waarbij patiënten zich digitaal kunnen aanmelden. Patiënten zijn er zeer tevreden over en het heeft gezorgd voor een flinke ontlasting van de balie. Daarnaast is de meetapparatuur verplaatst waardoor de looptijd voor de patiënt stukken korter is geworden, en heeft taakherschikking van de medewerkers plaatsgevonden, met als resultaat betere afstemming tussen de verschillende processtappen en een substantiële wachttijdreductie.

3. Processimulatie
Ook werden diverse verbeterideeën bedacht waarbij de effectiviteit is beoordeeld door gebruik te maken van een 3D-simulatiemodel. Processimulatie is het nabootsen van het complexe en dynamische gedrag van een proces met behulp van een computermodel.3 Hierdoor kunnen de effecten van diverse bedachte procesverbeterscenario’s op de procesprestatie (bijvoorbeeld op wachttijden) worden geëvalueerd voordat ze daadwerkelijk worden ingevoerd. 3D-visualisaties zorgen ervoor dat de correctheid van het simulatiemodel makkelijk kan worden beoordeeld en de effecten van de ‘what-if’-scenario’s duidelijk worden.
De simulatieresultaten brachten aan het licht dat het mogelijk is om een extra onderzoek uit te voeren zonder dat dit een significante impact heeft op de totale doorlooptijd. Wat betreft de planningsscenario’s is gevarieerd met begintijden van programma’s en met het aantal medewerkers dat betrokken is bij het proces. Verrassend genoeg bleek uit de evaluatie van de planningsscenario’s dat de alternatieve scenario’s niet in staat zijn de doorloop- en wachttijden verder terug te dringen ten opzichte van de huidige planning, tenzij de variatie in consult­tijden kan worden gereduceerd. Naast het voorkómen van implementatie van verbeter­ideeën die niet effectief zijn en het zorgen voor kwantitatief inzicht in de effecten van effectieve ideeën, heeft het 3D-processimulatiemodel ertoe geleid dat het draagvlak voor verandering vergroot is, doordat effecten van verbeter­ideeën transparant zijn geworden.
Samengevat hebben de drie technieken, die complementair aan elkaar zijn, een duidelijke meerwaarde gehad voor het verbeteren van het zorgproces in het Staarcentrum. De inzet van de technieken is dan ook geen eenmalige exercitie. De toepassing van process mining is zo vormgegeven dat periodiek managementinformatie op basis van event logs uit het ZiekenhuisInformatieSysteem gehaald kan worden. Dit zorgt ervoor dat het proces snel en effectief inzichtelijk gemaakt kan worden na de invoering van verbeteringen. Bovendien is besloten, gezien het succes in het Staarcentrum, om process mining, RePro en 3D-proces­simulatie, ook bij andere patiëntgroepen toe te passen.

dr. Frank van den Biggelaar,
stafmedewerker kwaliteit en innovatie Universiteitskliniek voor Oogheelkunde Maastricht UMC

prof. dr. Rudy Nuijts,
Medisch hoofd Staarcentrum Universiteitskliniek voor Oogheelkunde Maastricht UMC

prof. dr. Carroll Webers,
Hoofd Universiteitskliniek voor Oogheelkunde Maastricht UMC

ir. Rob Vanwersch,
PhD student Information Systems groep, faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences, Technische Universiteit Eindhoven

contact: f.vanden.biggelaar@mumc.nl; cc: redactie@medischcontact.nl

Geen belangenverstrengeling gemeld

Voetnoten:

1. Mans RS, Aalst WMP van der, Vanwersch RJB, Moleman AJ. Process mining in healthcare: Data challenges when answering frequently posed questions. In: Lenz R, Miksch S, Peleg M, Reichert M, Riaño D, Ten Teije A (Eds.). Process Support and Knowledge Representation in Health Care. Berlin: Springer; 2014. p. 144-153.
2.  Hulsebos M. Intuïtie alleen is een slechte raadgever. Business Information Magazine 2014;June:12-14. 
3. Jun JB, Jacobson JH, Swischer JR. Application of discrete-event simulation in health care clinics: a survey. Journal of the Operational Research Society 1999;50:109-23.