Het digitale consult

ICT

Contact tussen specialist en patiënt via e-mail

Specialisten maken bij hun contacten met patiënten nog maar mondjesmaat gebruik van e-mail. Terwijl dit communicatiemiddel toch allerlei voordelen biedt. En het belangrijkste nadeel, de zwakke beveiliging van gevoelige informatie, is op te lossen.

Internet en e-mail veranderen in hoog tempo de communicatie binnen onze samenleving. De gezondheidszorg blijft hierbij achter bij het bedrijfsleven. Ziekenhuizen investeren minder in informatisering dan grote bedrijven. De ziekenhuisinformatiesystemen (ZIS) zijn niet of nauwelijks koppelbaar met internet en op het ponsplaatje van patiënten is doorgaans wel plaats voor de levensovertuiging van de patiënt, maar niet voor het e-mailadres. Weinig ziekenhuizen hebben een overzicht van de e-mailadressen van huisartsen uit de regio, hoewel veel huisartsen meestal wel een internetfaciliteit hebben.

Desondanks neemt e-mail een grote vlucht. Vergaderingen worden elektronisch aangekondigd en de benodigde stukken zijn als attachment toegevoegd. Roosters, overdrachtsdocumenten en dergelijke worden op de server gezet, zodat iedereen die de juiste bevoegdheden heeft, er te allen tijde bij kan en altijd het meest recente document kan inzien. Ook digitale consultaties tussen instellingen, specialisten en afdelingen nemen toe. Het is veel eenvoudiger om een e-mail te schrijven dan om te proberen iemand aan de telefoon te krijgen. Een indirecte, maar zeer vriendelijke kant van e-mail is dat het aantal telefonische interrupties afneemt.

Veel voordelen

Waarom duurt het dan zolang voordat het e-mailcontact tussen specialisten en patiënten op gang komt? Het aantal telefonische contacten tussen behandelaars en patiënten is de afgelopen jaren overweldigend toegenomen. Meestal gaan deze consulten over uitslagen, medicatiewijzigingen of het voeren van kort overleg. De behandelaar maakt van zo’n telefonisch consult, indien hij de status bij de hand heeft, een korte notitie.

Vergeleken met het telefonische consult heeft e-mail vooral voordelen. De gegeven informatie is éénduidig. Op grond van het antwoord kan worden gecontroleerd of de patiënt de boodschap heeft begrepen. Er kan informatie uit het ZIS worden meegestuurd. Ook kan informatie van betrouwbare websites PubMed (

http://www.ncbi.nih.gov/entrez/query.fcgi

), Harrison (

http://www.harrisonsonline.com

) of elektronische handboeken worden toegevoegd.

In tegenstelling tot telefonische contacten kan e-mail worden gelezen wanneer het uitkomt. De gegeven informatie kan bezinken en er kan om nadere uitleg worden gevraagd. Ten slotte kunnen e-mailberichten in het medisch dossier worden opgenomen.

Belangrijk voordeel van een telefonisch consult is dat een nieuwe afspraak voor een consult meteen kan worden vastgelegd in het ZIS. Hierdoor kan de zorgplicht van de behandelaar beter worden bewaakt. Spreekt de patiënt af om een e-mail te sturen dan ligt de verantwoordelijkheid voor het initiëren van het overleg bij hem of haar. De afspraak dat er e-mailcontact over de uitslagen zal zijn, moet dan ook goed in het medisch dossier worden vastgelegd.

Patiënten die gewend zijn om via e-mail te communiceren, geven hier veruit de voorkeur aan. Zij zijn echter slecht op de hoogte van het feit dat e-mail matig betrouwbaar is, dat de boodschap kan worden onderschept en dat anderen de inhoud kunnen wijzigen indien er geen encryptie (het beveiligen van de informatie door deze te versleutelen) wordt toegepast. Ook na uitleg over deze risico’s schatten zij deze echter zo laag dat ze e-mail prefereren. Op de polikliniek van het Rijnstate ziekenhuis krijgen patiënten die aangeven dat ze willen communiceren via e-mail, een brief mee naar huis waarin de procedure wordt uitgelegd.

Angst

Belangrijke onduidelijkheden over het gebruik van e-mail zijn: de onzekerheid over de juridische status van de correspondentie, angst voor een forse toename van de werkbelasting en het niet beschikbaar zijn van een elektronisch patiëntendossier (EPD). E-mailcontact zal pas echt op gang komen als deze correspondentie een integraal onderdeel van het EPD kan zijn.

De onzekere juridische status van het e-mailcontact is pas op te lossen, als de wetgever hierover duidelijkheid heeft geschapen. Bovendien moet standaard encryptie-software worden gebruikt.

De angst voor toegenomen werkbelasting lijkt ongegrond. Spreek met patiënten expliciet af dat het niet de bedoeling is dat er een uitgebreide correspondentie ontstaat. Gebeurt dat toch, beëindig dan de communicatie door te stellen dat er een nieuwe poliklinisch afspraak moet worden gemaakt en voeg deze e-mail toe aan het dossier.

Overigens kost het schrijven van een e-mail iets meer tijd dan een telefonisch consult. Het is dan ook redelijk dat er een vorm van financiële vergoeding voor deze serviceverlening komt.

Hindernis

Het ontbreken van een elektronisch patiëntendossier is waarschijnlijk de belangrijkste hindernis. Zolang dit ontbreekt, moet de arts bij het schrijven van de e-mail in de meeste gevallen nog over het papieren dossier beschikken. Het is een belangrijke vooruitgang als alle informatie op ieder werkstation beschikbaar is en de arts dus op vele werkplekken de e-mail kan beantwoorden. Bovendien wordt het dan eenvoudiger om informatie uit het EPD toe te voegen en omgekeerd de correspondentie aan het EPD toe te voegen.

E-mailcontact tussen patiënten en behandelaars staat nog in de kinderschoenen, maar heeft alle mogelijkheden om uit te groeien tot een volwaardige wijze van contact. Het heeft vele voordelen ten opzichte van telefonisch contact en mogelijk kan het ook het aantal controlebezoeken verminderen. Belangrijke obstakels zijn nog de onzekere juridische status en het ontbreken van een EPD. n

F.H. Bosch,

internist, Ziekenhuis Rijnstate, Arnhem

A.B. Geers,

internist, Sint Antonius Ziekenhuis, Nieuwegein

Correspondentieadres: F.H. Bosch, Zutphensestraatweg 22, 6881 WS Velp, telefoon 026 364 9011, e-mail:

f.h.bosch@hccnet.nl

Voorbeeldbrief

Zeer geachte Heer/Mevrouw,

Momenteel doe ik een proefje om te beoordelen of het corresponderen via e-mail met patiënten een prettige manier van communiceren is.

Daarom stel ik u in de gelegenheid om uw uitslagen via e-mail van mij te vernemen.

Zoals u ongetwijfeld weet, worden er vraagtekens geplaatst bij de vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van e-mail. In theorie kunnen de gegevens worden onderschept of gewijzigd.

Indien u uw gegevens van mij via e-mail wilt vernemen, dient u mij op het afgesproken moment een e-mail te sturen.

Deze dient de volgende informatie te bevatten:

Uw naam en patiëntnummer

; dit nummer staat links bovenaan op het ponsplaatje. Dit nummer is niet bekend aan mensen buiten het ziekenhuis. Hierdoor blijft uw geboortedatum onbekend.

Het e-mailcontact moet tot een betere uitwisseling van informatie leiden. Het is niet de bedoeling dat er een langdurige briefwisseling ontstaat met uitgebreide vragen. Indien u die heeft, verzoek ik u om een nieuwe afspraak met mij te maken. Ik zal een afdruk van de e-mail-berichten in de medische status bewaren.

Met vriendelijke groeten,

dr. F.H. Bosch

fhbosch@rijnstate.nl